FAQ по Directum RX
Развёрнутые ответы на самые распространённые вопросы собраны в одном месте для вашего удобства ✨
1
Как происходит регистрация и обработка входящих документов?
Входящая документация автоматически загружается из Контур.Диадок и других популярных СЭД, а также с электронной почты. Неважно, какой из них пользуются ваши контрагенты. Такая кроссплатформенность позволяет полностью перейти на безбумажный документооборот. Печатные документы заносятся в систему Directum RX также автоматически при их сканировании.
Важно! Все компоненты системы Directum поддерживают форматы, утвержденные ФНС России.
Источник: directum.ru
2
Как происходит отправка документа?
Как мы видим на схеме выше, движение документов двунаправленное. Отправка осуществляется по такому же алгоритму, что и получение данных. Прямо из системы можно отправлять документы как на почтовый сервис, так и в другую систему ЭДО, которой пользуется ваш контрагент.
3
Как защищены данные?
Данные хранятся на зашифрованном SQL сервере, доступ к которому имеют только те сотрудники, которых вы сами выбрали. Если вашим документам требуется дополнительная защита, можно подключить дополнительно специальное ПО для обеспечения безопасного чтения и передачи файлов – StarForce.
4
Как меняется скорость работы с документами?
Основные особенности ЭДО с Directum RX, экономящие ваше время:

  • Актуальные формы для каждого типа документов и автоматическое заполнение реквизитов ускоряет работу с типовыми документами и помогает избежать случайных ошибок;
  • Правки вносятся моментально, а все изменения легко отслеживаются;
  • Юридически значимая электронная подпись осуществляется в несколько кликов;
  • Контроль доступа позволяет всегда знать наверняка, кто из сотрудников работает с какими документами, и экономит время на поиске ответственных.

Скорость обработки и согласования документов увеличивается многократно.
5
Возможна ли интеграция с 1С?
Да, вам не придётся заносить информацию по договорам сразу в несколько систем. С помощью обработки «Универсальный обмен данными в формате XML» вы можете настроить как автоматическую выгрузку данных из 1С в Directum, так и преобразование файлов Directum в формат 1С.
6
Что такое реестр договоров, и как он работает?
Все договорные документы и связанные с ними доп. соглашения сохраняются в специальном разделе. Реестр договоров позволяет находить любые документы в несколько кликов. Если вы потеряли какой-то договор, не нужно перерывать шкаф, достаточно совершить поиск по дате, контрагенту или по содержанию документа (полнотекстовой поиск).
7
Что такое долгосрочный архив?
Классическая система электронного документооборота позволяет хранить файлы в течение 5 лет. Долгосрочный архив – это система хранения бумажных и электронных документов с сохранением их юридической значимости на протяжении 75 лет, согласно всем требованиям законодательства.

Все помещённые в архив файлы надёжно хранятся в криптоконтейнерах. Каждый электронный документ содержит метки времени и доказательства действительности электронной подписи, что соответствует № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

8
Как распределяются документы между сотрудниками?
Вы сами задаёте параметры доступа и ответственности за конкретного контрагента или тип документов для каждого сотрудника или целых групп. Directum RX поможет вам вернуть в свои руки контроль над исполнительской дисциплиной, не затрачивая при этом силы и время.

Во-первых, СЭД позволяет легко выдавать поручения и контролировать исполнение в режиме реального времени. Во-вторых, система внутренней аналитики предлагает широкий спектр отчётов и статистик по всем подразделениям и отдельным сотрудникам.

Вы и ваши доверенные лица сможете в любой момент фиксировать, на какой стадии находится каждый конкретный документ, увидите узкие места в процессах компании – кто из сотрудников медленно подписывает документы, кто допускает ошибки, кто свободен и кто перегружен. Эти сведения помогут провести правильные структурные трансформации и повысить эффективность работы компании.
9
Как можно использовать Directum RX в HR-процессах?
Решение для кадрового отдела от Directum охватывает все основные HR-процессы и позволяет быстро планировать собеседования и согласовывать их итоги прямо внутри системы; создавать комплекты необходимых для приёма нового сотрудника документов в один клик; формировать обходные листы при увольнении; быстро создавать, подавать и согласовывать различные кадровые заявления – на отпуск, материальную помощь, компенсацию и т.п. Система также позволяет производить массовое ознакомление сотрудников с документами и последующее их подписание.
10
Возможно ли создание и согласование в Directum RX индивидуальных обращений внутри компании?
Да! Мы знаем, что сотрудники организаций нередко обращаются к руководителю посредством объяснительных, прошений, заявлений на выдачу необходимого инвентаря и пр. Для автоматизации таких элементов коммуникации существует функция служебных записок.

Не нужно обивать порог кабинета начальника, чтобы узнать, когда твою заявку наконец удовлетворят. Кроме того, это удобно для обеспечения рабочим инвентарём удалённых сотрудников. Нет необходимости отправлять мелкие документы курьерами для сохранения отчётности.
11
Что умеет мобильный клиент для Directum RX?
В Directum RX можно работать откуда угодно. На данный момент существует три варианта мобильных приложений: для руководителей, для сотрудников и чат-бот.

Directum Solo создан для топ-менеджеров и позволяет оправлять и контролировать поручения, подписывать документы и создавать их, в том числе загружая в приложение фотографию с камеры смартфона.

Directum Jazz – универсальное мобильное решение для менеджеров среднего звена, предлагающее наиболее широкий функционал. С его помощью можно ставить задачи и выполнять задания, создавать и редактировать документы, отправлять их по электронной почте и подписывать.

Directum Bot удобен в первую очередь для сотрудников на производстве и других, не имеющих постоянного доступа к компьютеру. Он позволяет оформлять заявления, отправлять запросы во внутренние службы, а также знакомиться с локальными нормативными актами и другими документами
12
Чем Directum RX отличается от других СЭД?
Directum RX поддерживает интеграцию со всем популярным офисным ПО (1С: Предприятие, SAP, Microsoft Dynamics AX и т.д.), системами обмена документами (Synerdocs, Диадок), пакетами и приложениями (Microsoft Office, LibreOffice, Apache OpenOffice.org и др).

Благодаря мобильным приложениям, десктоп- и веб-клиентам вы можете работать с документами из любой точки мира, онлайн или офлайн. Это особенно актуально для компаний, активно работающих с аутсорсерами или дистанционными сотрудниками.

Кроме того, внедрение Directum RX обходится значительно дешевле и не требует постоянного контроля со стороны профессионалов. Если вы, например, внедряете 1С, то нужен дорогой программист, который будет индивидуально писать решение под ваши нужды и специалист в штате, поддерживающий работу системы. Directum RX – масштабируемое проектное решение, в котором все настройки индивидуально подобраны под вас, понятны и прозрачны. Нет необходимости нанимать дополнительных специалистов, достаточно обучить штатного администратора. В случае неполадок всегда можно позвонить нам, и наши специалисты удалённо или очно решат возникшие проблемы.

Directum RX обладает самым широким диапазоном решений по сравнению с конкурентами – от стандартного набора функций для обеспечения документооборота до специализированных HR Pro и .управления закупкам.
13
Что такое Ario One и как оно относится к Directum RX?
Directum Ario One – это решение на базе искусственного интеллекта, способное захватывать документы со сканера или электронной почты и, с помощью распознавания текста, извлекать из них важные факты и классифицировать по типам. Наиболее часто и успешно применяется для автоматизации обработки бухгалтерской документации в сфере розничной торговли, также на складах и отгрузках.

Сервисы Ario One доступны как в качестве базового модуля в составе системы Directum, так и в виде самостоятельного продукта, который может быть интегрирован с офисным ПО, например, с 1С. Во втором случае после сканирования документов Ario заносит все данные в 1С, а потом проводит по ним типовые хозяйственные операции.
© All Right Reserved. ООО "Северо-Запад Принт", 2021
e-mail us: nekodocu@printnw.ru
Made on
Tilda