Недавно мы писали об опасностях покупки новых МФУ для рабочих групп в онлайн-магазинах. Сегодня хотим подробнее рассказать об аренде как безопасном альтернативном решении.
Аутсорсинг печати (долгосрочная аренда, клик-контракт) – это наем принтеров и МФУ на срок от одного месяца до года с фиксированной оплатой за использование. В стоимость договора такой аренды входит установка, настройка аппаратов, регулярное техническое обслуживание, замена ресурсных деталей, тонер, срочный ремонт и подменная техника при поломках.
Краткосрочная аренда актуальна для организации печати на конференциях и других бизнес-мероприятиях, а также в случаях, когда нужно напечатать тысячи листов за несколько дней. В этом случае техника сдается на срок от одного дня до недели с посуточной оплатой.
На сайтах арендодателей вы без проблем найдете десятки пунктов, почему аутсорсинг или прокат МФУ и принтеров — это выгодно. Однако все мы прекрасно знаем, что ни одна услуга не может быть одинаково удобна и полезна всем.
Кому и в каких случаях аутсорсинг печати поможет сэкономить и упростить рабочие процессы, а кому, наоборот, добавит расходов и неприятностей? Давайте разбираться.
1. Когда требуется мобильность
Если офис регулярно переезжает и открывает мобильные филиалы, покупать стационарный аппарат нет смысла. Это актуально, например, для строительных фирм, которым нужно регулярно организовывать печать на новых объектах в офисах продаж. Чтобы сканировать и печатать многостраничные договоры и сопроводительные документы, мощностей маленького настольного принтера недостаточно. Покупка нового производительного аппарата за 500 тыс. руб. на каждый объект — бессмысленная трата денег. После переездов и закрытия офисов, МФУ часто ломаются или пылятся на складах, где из-за неправильных условий хранения также быстро приходят в негодность.
Заключая клик-контракт, компания снимает с себя заботы о транспортировке и установке аппаратов на новом месте. Когда МФУ перестает быть нужным, арендодатель просто забирает его обратно на свой склад, где обеспечивает должный уход за техникой.
2. Когда печать — дополнительная услуга для клиентов
Установка печатного аппарата в библиотеке, лофте или коворкинге привлекает новых клиентов и приносит дополнительную прибыль. Чаще всего владельцы таких заведений не готовы вложить круглую сумму в покупку, которая может окупиться только через год или два. При этом мощное и быстрое МФУ в коворкинге — вещь необходимая. Студентам и удаленщикам регулярно требуется распечатать документы.
В этом случае долгосрочная аренда МФУ поможет убить двух зайцев одновременно. Во-первых, предложить клиентам новую услугу, которая позволит выделиться среди конкурентов и увеличить стоимость тарифов или аренды лофтов и коворкингов. Во-вторых, списать расходы на себестоимость и тем самым сэкономить на уплате налогов. В-третьих, не беспокоиться о поломках и своевременном пополнении запасов тонера.
3. Когда нет возможности вложить много средств в непрофильные активы
Этот пункт вытекает из предыдущего. В конце концов, не только при открытии коворкинга необходимо высчитывать каждую копейку, чтобы как можно быстрее выйти на самоокупаемость, а затем и на прибыльность.
Молодому бизнесу опасно вкладывать крупные суммы в покупку оргтехники, если это не типография или копи-центр. Аренда МФУ позволяет, во-первых, снизить единоразовые траты и не ставить технику на баланс основных средств компании; во-вторых, сэкономить на обслуживающем персонале, инженерах или ремонтных службах; в-третьих, не беспокоиться о том, как быстро распродать технику, если бизнес вдруг не взлетит.
4. Когда известны объемы печати и нет времени поддерживать работоспособность техники
На крупных производствах регулярно приходится печатать большие объёмы однотипных складских документов: накладных, актов и т.п. Из-за большой занятости специалистам не всегда удается отслеживать и вовремя пополнять расходные материалы и заменять ресурсные детали. При этом, если принтер или МФУ перестанет работать, это остановит весь процесс приемки и отгрузки товаров.
Кроме того, это всегда ресурсы (как человеческие, так и финансовые и временные) на проведение анализа рынка, закупок, договорных документов, контроль исполнения и прочее
В этом случае бизнес может позволить себе покупку аппаратов, но не готов вкладывать время и силы в их обслуживание. Передача забот о печати на аутсорс в этом случае в первую очередь сокращает риски остановок основного рабочего процесса и связанных с ними финансовых и репутационных потерь.
5. Когда нужно печатать большой объем документов, но всего несколько раз в год
Аудиторские компании большую часть года печатают немного. Однако, когда наступают отчетные периоды, объемы печати возрастают стократно. Покупать производительное МФУ в этом случае бессмысленно. После недели активной печати он будет простаивать до следующего дедлайна, а обслуживать его при этом все равно придется регулярно.
Аренда производительного МФУ на короткий закрывает потребность в такой концентрированной печати и освобождает руководителей и сотрудников от дальнейших забот о технике. Арендодатель устанавливает аппарат, при необходимости обучает пользователей, оставляет все необходимые расходные материалы, а по окончанию отчетной недели забирает МФУ обратно на свой склад.
6. Когда техника резко вышла из строя, а работать надо
В отличие от других примеров в списке, этот описывает экстренный случай. Аренда принтера или МФУ из-за невозможности найти замену сломавшемуся аппарату стала особенно актуальной в последние годы, когда цены на новую печатную технику взлетели до небес. Если раньше в случае поломки компании предпочитали чинить технику, то сейчас, когда новый фотобарабан может стоить дороже, чем само МФУ, ремонт перестал быть самым простым решением.
Такое количество примеров может навести на мысль об универсальности аренды, но это не так. Их всех объединяет важная деталь: печать — не основной вид деятельности компаний.
Типографии полного цикла не смогут сэкономить, арендуя печатную технику. В этом случае оборудование — сердце бизнеса. От его инновационности и количества дополнительных опций зависит качество услуг и конечная прибыль. В этом случае лучше потратиться на покупку хорошего профессионального аппарата у вендора или проверенного дилера.
Аутсорсинг не подойдет и в случае, когда критически важно обеспечить каждого сотрудника персональным настольным принтером. Например, в кабинетах врачей и государственных учреждениях, занимающихся работой с населением.
Нашли себя и свои задачи в этом списке?
