Управление договорами является одной из ключевых функций в любой системе электронного документооборота. Весь процесс составления договора, согласования с внутренними подразделениями, подписания и взаимодействия с контрагентом бывает сложным и непонятным, из-за чего нередко сотрудники ошибаются и нарушают регламенты.
Применение системы управления документооборотом снижает нагрузку на сотрудников, упрощает процесс согласования путём автоматического ведения по регламенту и обеспечивает лёгкий доступ к готовящимся, текущим и прекратившим своё действие договорам.
Жизненный цикл договора схематично можно разбить на этапы:
- Создание шаблона договора.
- Создание договора с контрагентом.
- Внутреннее согласование текста договора с подразделениями.
- Согласование с контрагентом.
- Подписание договора, обмен экземплярами.
- Хранение с доступом к тексту договора ответственными сотрудниками.
- Внесение периодических дополнений в договор, согласование и подписание дополнительных соглашений.
- Завершение действия договора.
- Архивирование, хранение.
Ранее мы уже писали про договоры в связи с обработкой входящей и исходящей корреспонденции в СЭД. В этой статье рассмотрим первый этап работы непосредственно с договорами, – создание шаблона договора. Его грамотное выполнение позволяет в дальнейшем минимизировать время подготовки и исключить ошибки сотрудников при создании новых договоров с контрагентами.
Шаблон – это текст договора, заранее подготовленный и согласованный со всеми службами предприятия. Помимо текстовых блоков, общих для всех договоров определенного типа, в нем присутствуют пустые поля. При создании конкретного договора они будут заполнены конкретными данными. Например, автоматически проставляется номер и дата документа.
Однако функционал полей не ограничен автозаполнением системных данных. Он может помочь избежать ошибок с выбором нужного юр. лица и реквизитов.
Допустим, ваша организация использует разные расчетные счета для работы с разными контрагентами, но при этом заключает с ними договоры одного и того же типа. Распространенная ситуация в компаниях, работающих как по упрощенке, так и по общей системе налогообложения.
Тогда в шаблон договора можно внести поля, соответствующие банковским реквизитам. В результате при создании договора нужные реквизиты будут автоматически подставлены из карточки договора в соответствующие поля. Кроме того, при правильной настройке шаблона наименование и банковские реквизиты контрагента тоже будут подставлены из карточки в нужные места документа.
Большинство СЭД не ограничивает количество шаблонов документов, можно создать сколько угодно таких шаблонов для каждого типа договора, принятого в организации.
В настоящее время многие системы управления документооборотом совместимы со стандартными текстовыми редакторами в части работы с полями документа. Однако, такая совместимость обеспечивается установкой дополнительных модулей (плагинов). Система управления документооборотом Directum RX прямо «из коробки» умеет работать с файлами формата .docx, обеспечивая полную совместимость ПО популярными текстовыми редакторами.
В следующей статье рассмотрим тему регламентов, которые позволяют однозначно определять маршруты согласования договоров между подразделениями внутри организации.
Желаем порядка в ваших документах!
