В предыдущей статье мы рассмотрели возможность создания шаблонов договоров. Шаблоны в системе электронного документооборота (СЭД) позволяют заранее определить поля внутри документа, которые при создании договора автоматически заполняются нужными значениями и/или реквизитами. Это отличает их от простых шаблонов документов в текстовых редакторах «MS Word», «Р7-Офис Документы» или «МойОфис Текст». Автоматическое заполнение полей позволяет унифицировать внешний вид и структурировать содержание договоров.
Работа с договорами включает несколько главных процессов: составление, согласование с внутренними подразделениями, подписание и взаимодействия с контрагентом. Каждый из них состоит из множества мелких процессов со своими нюансами. Например, часто договоры в процессе создания и согласования проходят разные пути между отдельными подразделениями предприятия. Для стандартизации путей согласования договоров в СЭД используют регламенты.
Регламенты в СЭД сродни внутренним правилам предприятия, однако требуют чёткой формализации и в идеале должны предусматривать любые варианты ветвления процессов согласования. На практике сотрудник, ответственный за один из этапов редактирования договора, не всегда может без подсказки руководителя передать работу на следующий этап, если такое правило не было заранее определено. Чтобы избежать таких ситуаций и точно определить маршрут согласования, и нужны регламенты.
Для каждого типа договора можно создать свой регламент. В большинстве современных СЭД составление регламента происходит в удобном графическом интерфейсе, где определяется логика маршрутизации документа между подразделениями или ответственными исполнителями.
Регламенты позволяют не только распределять договоры по ответственным согласно статичной иерархии в компании, но и фильтровать по динамическим условиям. Например, договоры с крупной суммой сделки могут автоматически отправляться на виртуальный стол генеральному директору, а менее значимые для компании бумаги согласовываться на низших уровнях.
Так выглядит маршрут согласования в СЭД Directum. Источник: Directum.ru
В результате каждый исполнитель на своём этапе маршрута автоматически получает документ (или набор документов, например, договор с приложениями) как задание на рассмотрение или согласование, а затем также автоматически передает документ следующему исполнителю по маршруту регламента.
Таким образом, использование регламентов сокращает время на согласование документа, а также повышает исполнительскую дисциплину и разгружает сотрудников. В результате можно выделить больше ресурсов на действительно важные для развития бизнеса задачи.
После того, как договор прошёл все этапы согласования внутри предприятия, начинается процесс согласования и обмена документами с контрагентом. О возможностях автоматизации взаимодействия с контрагентами расскажем в следующей статье.
Желаем порядка в ваших документах!
