Любая растущая компания в определенный момент сталкивается с необходимостью выстраивать правила работы с корреспонденцией. Вот несколько признаков, что этот момент настал:

  • Конверты с входящими письмами копятся в специальном лотке для бумаг.
  • В общем корпоративном ящике электронной почты среди спама сложно найти действительно важный документ.
  • Письмо, полученное в системе электронного обмена, прочитал только бухгалтер, ответственный за работу с ней.
  • Для исходящего письма номер придумывается на ходу.
  • В процессе согласования исходящего письма нужно обойти или обзвонить несколько ответственных лиц, а потом ждать, когда руководитель подпишет и поставит печать.
  • При создании писем сотрудники не придерживаются единого корпоративного стиля, а просто берут за основу какое-то старое письмо из недр файлового сервера.

Подобные ситуации в лучшем случае заканчиваются потерей документов, времени, сил и репутации компании, а зачастую приводят и к более серьёзным последствиям.

Унифицировать, автоматизировать и упростить подготовку и обработку корреспонденции позволяют специализированные модули в системах электронного документооборота (СЭД). При этом термин «электронный» не означает, что документы, подготовленные и обработанные в системе, не могут быть бумажными: с печатью и подписью. В этом случае СЭД – скорее единое электронное хранилище корреспонденции, которое позволяет легко организовать доступ к нужному документу по реквизитам (например, по наименованию контрагента или номеру документа).

Обычно корреспонденция делится на два потока: входящая и исходящая. В целом, подходы к созданию, хранению и обработке входящих и исходящих документов схожи: для каждого из потоков создаются журналы регистрации, назначаются правила нумерации, формируются карточки с реквизитами документов. При необходимости потоки регистрации документов разделяют по видам деятельности компании и присваивают им разные по формату номера. В результате любой документ становится «видимым» в системе. Это облегчает сортировку и поиск писем.

Электронное оформление корреспонденции выполняется по стандартным формам, поэтому проблем с проверяющими органами не возникнет

Входящие письма: получение, регистрация, доставка до адресата

Порядок работы с входящей корреспонденцией зависит от ее типа:

  • Бумажное письмо, переданное лично в руки
  • Письмо в конверте, доставленное почтой
  • Письмо, полученное по электронной почте
  • Письмо, полученное по ЭДО

Письма на бумаге и письма в конвертах

Простые письма на бумаге, а также письма в конвертах могут поступать в компанию разными способами: через почтальона, курьера, сотрудника или лично из рук контрагента. Когда ответственный за прием корреспонденции сотрудник получает такое письмо, он вносит в карточку с реквизитами вид документа, номер, даты создания и получения, данные контрагента и адресата. Затем он сканирует само письмо, прикрепляет скан к карточке документа, назначает права видимости и сохраняет карточку. После этого письмо надежно хранится в базе и в последствии легко может быть найдено в системе по своим реквизитам, а бумажный оригинал подшивается в архивную папку.

Далее на основании созданной карточки он формирует запрос в СЭД на отправку письма конечному адресату или запускает заранее прописанную процедуру (регламент) обработки письма. В ходе выполнения регламента письмо попадает к адресатам – сотрудникам организации, которых касается содержание письма.

Письма, полученные по электронной почте

Нередко организации указывают единый адрес электронной почты для входящих писем. Доступ к таким ящикам может быть как у одного, так и у нескольких человек, что приводит к потере или неосторожному удалению писем. К сожалению, СЭД все еще не способны точно отсортировать рассылки, переписки, входящую корреспонденцию и спам.

При получении электронного письма с важным документом, ответственный сотрудник должен занести его в СЭД и отправить по регламенту аналогично тому, как это делается с бумажным письмом. Только теперь вместо скана к карточке нужно прикрепить скриншот письма или вложение.

Регистрировать в СЭД можно не только готовые документы, но и требующие доработки и согласования. Например, проекты договора. В этом случае создают карточку проекта договора, чтобы отправить его на согласование по заранее прописанному регламенту. Занесение письма в СЭД упрощает процесс согласования документа, сокращает время на его обработку и обеспечивает контроль исполнительской дисциплины.

Письма, полученные по ЭДО

По нашим наблюдениям, большинство руководителей и главных бухгалтеров используют сервисы ЭДО исключительно как инструмент обмена накладными и актами выполненных работ. Между тем, по действующему законодательству такие сервисы позволяют обмениваться всеми видами юридически значимых документов, то есть по ЭДО можно отправлять и подписывать договоры, официальные письма и другие документы.

Когда письмо приходит по ЭДО, ответственное лицо, обычно это бухгалтер или специальный сотрудник с отдельным ключом неквалифицированной электронной подписи, заносит такое письмо в СЭД и отправляет его по регламенту.

Обычно СЭД автоматически присылают уведомления о получении писем через ЭДО. Поэтому ответственному сотруднику необходимо только сверить и скорректировать данные в создаваемой карточке входящего документа.

В заполнении карточек входящих документов на помощь приходит искусственный интеллект. Он сканирует файл или скан, распознает и вносит вид, номер и дату документа, адресантов и адресатов, если они указаны. Источник: directum.ru

Исходящие письма: создание, согласование, регистрация, подписание и отправка

Если работа с входящей корреспонденцией в СЭД зависит от способа получения и типа писем, то для исходящей важнейшую роль играет оптимизация процессов создания и согласования документа в системе. Рассмотрим эти процессы подробнее.

Формирование карточки письма

Исходящее письмо начинается с создания карточки документа и заполнения реквизитов в уже известном по работе с входящими письмами формате.

Упростить ввод реквизитов поможет база данных о контрагентах. Чем больше информации в ней, тем быстрее заполняется карточка. Не нужно вручную вводить наименование организации, ФИО, должность сотрудника-адресата. Все данные подгружаются из базы данных, вы просто выбираете нужную позицию из списка.

Так выглядит карточку исходящего письма в системе Directum RX

Создание письма по шаблону

Следующий шаг — создание самого документа. Письма по содержанию делятся на: информационные, требования, уведомления, согласования, предложения, сопроводительные и т.п. Отдельную категорию составляют ответы на письма.

Для того, чтобы все виды одного и того же документа соответствовали единому стилю и при этом передавали особенности содержания, СЭД позволяет заранее сформировать шаблоны документов. Их можно заранее подготовить и загрузить в систему. Тогда при создании конкретного документа нужно будет лишь выбрать нужный шаблон из уже ранее созданных и добавить недостающую информацию.

Другая удобная функция шаблонов — автоматическая подстановку реквизитов в тело письма. В шаблоне документа можно заранее задать поля, в которые попадут нужные реквизиты из карточки документа. Например, номер документа, дата, наименование контрагента, ФИО адресата.

Согласование документа по регламенту

Письмо – это тоже документ, значит, его содержание должно быть одобрено руководителями или другими ответственными лицами. Для этого в СЭД нужно заранее создать регламенты согласования для каждого вида и типа корреспонденции.

По регламенту, как по конвейеру, письмо следует от одного ответственного сотрудника к другому. Каждый может внести свои правки, одобрить или прокомментировать уже внесенные. Когда документ проходит через всех ответственных лиц, появляется опция согласовать итоговый документ или отправить на доработку любому предыдущему в цепочке сотруднику. При этом в процессе согласования все сотрудники будут работать с одним и тем же экземпляром документа в режиме совместного редактирования, что исключает появление конфликтующих версий файла.

Подписание и отправка

После согласования сотрудник, который указан в карточке как «подписант», получает уведомление о необходимости подписать документ. Как только документ подписан, он также по заранее определённому регламенту попадает к тому, кто должен его отправить.

Если предусмотрена отправка по ЭДО, документ автоматически отправляется в сервис электронного документооборота. Аналогичным образом можно автоматизировать и отправку по электронной почте. Для этого нужно настроить интеграцию почтового ящика и СЭД. А если необходимо распечатать письмо, поставить подпись и печать, ответственный за это по регламенту автоматически получит задание на исполнение.

Кроме того, в СЭД предусмотрена процедура контроля исполнения поручений, в частности по отправке почты. Поэтому ни одно письмо не будет потерянным или оставленным без ответа.

Благодаря фильтрам в электронном журнале регистрации можно найти нужное письмо не только по реквизитам, но и по статусу, сроку и подразделению. Источник: directum.ru

Плюсы и минусы работы с входящей и исходящей корреспонденцией в СЭД

Главное неудобство — невозможно полностью избавиться от человеческого фактора. В любом случае нужно назначить ответственного за разбор и внесение входящих писем в систему, а также отправку физических оригиналов исходящих.

Преимущества:

  • Письма собираются в едином хранилище и быстро находятся по реквизитам.
  • Исключается потеря и дублирование документов.
  • Если регламенты созданы корректно, корреспонденция вовремя приходит на ознакомление, согласование и подписание правильным адресатам.
  • Вся работа с документами ведется в единой системе с подписанными уровнями доступа сотрудников. Это повышает безопасность документооборота.