Что такое аутсорсинг печати, как он помогает экономить на налогах, каким компаниям выгодно брать МФУ в аренду и к чему надо быть готовым, если решитесь на этот шаг.

Что такое аренда печатной техники

В широком смысле аренда печатной техники – это наем принтеров и МФУ на определенный срок с фиксированной оплатой за использование. Выделяют два типа аренды: долгосрочную и краткосрочную.

Аренда на короткий срок полезна, если вы проводите мероприятие, и вам нужно организовать на нем печать раздаточных материалов, флаеров, бейджей. В этом случае техника сдается на срок от одного дня до недели с посуточной оплатой.

В отличие от долгосрочной, она не может быть полноценной заменой покупке техники. Поэтому здесь мы сосредоточимся на аутсорсинге печати и его плюсах и минусах для бизнеса.

Долгосрочную аренду также называют аутсорсингом , покопийной печатью и клик-контрактом. В этом случае технику берут на срок от одного месяца до года.

Обычно услуга предоставляется по договору «под ключ». Вам привозят, устанавливают и настраивают аппараты, назначают инженера, который раз в месяц или с другой прописанной в договоре периодичностью приезжает, проводит техническое обслуживание, меняет ресурсные детали, пополняет запасы тонера.

При долгосрочной аренде все ресурсные запчасти, картриджи, тонер и регулярные тех. осмотры включены в стоимость услуги.

Оплата производится ежемесячно. Состоит из двух компонентов: фиксированной суммы, которая покрывает амортизационные расходы, и стоимости сделанных отпечатков по прописанному в договоре тарифу. На декабрь 2023 года стоимость ч/б отпечатка по Санкт-Петербургу составляет в среднем 2.5 руб, цветного — 6 руб*. Итоговая стоимость зависит от выбранной модели и ожидаемого объема печати.

Иногда под арендой подразумевают только непосредственный прокат МФУ или принтера за фиксированную сумму без дополнительных услуг. Стоимость такой аренды будет выше, чем при оплате за отпечатки или даже покупки аппарата во владение. Поэтому для бизнеса в долгосрочной перспективе от нее пользы нет.

*Расчёт сделан на основе анализа прайсов 11 компаний

Преимущества перехода на долгосрочную аренду

  1. Прогнозируемость затрат. При росте цен на расходные материалы и запчасти, колебания расходов на них могут превышать 100% в течение одного года. Так, цены на картриджи взлетели сначала в 2020 г. из-за дефицита микрочипов, а затем в 2022 г., когда иностранные производители начали массово уходить с российского рынка. При аутсорсинге цена за отпечаток зафиксирована в договоре. Аутсорсер берёт риски колебаний на себя. Таким образом, бизнес не столкнётся с непредвиденными затратами на протяжении всего действия клик-контракта.
  2. Расходы в себестоимость. Срок эксплуатации любого печатного устройства — больше года, поэтому при покупке компании обязаны внести его на основные средства. Аренда — услуга. Все затраты на нее списываются на себестоимость сразу. В результате сокращается объем налогооблагаемой базы для налога на имущество и повышается эффективность основных средств.

    Пример: компания заработала миллион и решила вложить его в покупку нового МФУ. По документам для амортизационных списаний для налоговой отчетности указан срок эксплуатации — 5 лет. За квартал в расходы компании будет списана 1/20 стоимости, то есть 50 тыс. руб. С оставшихся 950 тыс. рублей, которых на счетах уже давно нет, бизнес обязан заплатить налог. Арендованные устройства не учитывают на балансе, что помогает сэкономить значительную сумму за 5 лет.

  3. Экономия человеческих ресурсов. В большинстве компаний обслуживанием печатной техники занимается IT-отдел и системные администраторы. Они меняют картриджи, устраняют замятия бумаги, тратят часы, чтобы понять, почему в очередной раз у сотрудника «ничего не печатается». Аутсорсинг позволяет освободить специалистов от лишних обязанностей и направить выделенные ресурсы на оптимизацию ключевых технологических процессов компании. Кроме того, он снимает задачу анализа рынка и поиска поставщиков МФУ и расходных материалов с отдела закупок.
  4. Стабильность рабочих процессов. Поломка МФУ может остановить работу целого отдела на несколько часов или даже дней. Своевременная замена ресурсных деталей и регулярный техосмотр, включенные в договор аутсорсинга, снижают вероятность критических поломок, а значит, и простоев.

Недостатки

  1. Чужая собственность. При аренде принтер остается в собственности у арендодателя. Многим руководителям спокойнее владеть всем оборудованием компании, а не пользоваться им по договору.
  2. Зависимость от аутсорсера. Хотя в контракте прописаны обязанности обеих компаний, арендодатель может оказаться ненадежным: срывать оговоренные сроки замены тонера или запчастей. В результате работа встанет на неопределенный срок. Поэтому очень важно проверить аутсорсинговую компанию и убедиться в ее надежности. Например, запросить рекомендации у других ее клиентов, если они указаны в открытом доступе.
  3. Проблемы внедрения. Переход на полный или частичный аутсорсинг – глобальный проект. Чтобы он принес максимум результата, аутсорсер сначала собирает информацию о действующем оборудовании компании, сотрудниках и бизнес-процессах. На основе этих данных подбирает оптимальные МФУ и принтеры. Аудит занимает время и требует участия ответственных штатных специалистов на этапе внедрения. Не каждый бизнес готов выделить на это время и людей.
  4. Небольшой выбор техники. Большинство аутсорсеров тщательно отбирает парк печатной техники, чтобы печать была максимально дешевой, а устройства надежными. Это выгодно обеим сторонам. Однако из-за этого арендатор ограничен в выборе оборудования. Если парк техники долгие годы состоял из МФУ Xerox, а аутсорсер предлагает только Kyocera, придется идти на компромиссы или оставаться при своем.

Вместо выводов

Как понятно из заголовка, не самый очевидный, но крайне важный для современного бизнеса пункт – расходы в себестоимость. Многие пишут про скрытые траты на тонер и ремонт, которые не всегда учитываются при покупке МФУ и отъедают бюджет компании. Но даже без их учёта, если парк техники большой, его содержание становится налоговым бременем.

Долгосрочная аренда выгодна компаниям, чьи бизнес-процессы критически завязаны на печати бланков, накладных, иной сопроводительной документации. Например, транспортным и логистическим фирмам, финансовым организациям, ритейлу, производствам разных размеров. А также в ситуациях, когда рабочее МФУ внезапно вышло из строя, а бюджет на покупку нового не выделен.

Меньшую выгоду получат предприятия, для бизнес-процессов которых критически важно иметь настольные принтеры у каждого сотрудника (социальные государственные организации, клиники, частные предприниматели). В этом случае стоит рассмотреть переход на китайские аналоги.

Экономические процессы 2023-2024, уход вендоров, сокращение поставок и рост цен побуждают бизнес искать новые пути для экономии и развития. Аренда МФУ при всех недостатках увеличивает финансовую эффективность компаний. Что, на наш взгляд, в сложившихся условиях — самое актуальное преимущество.