В предыдущей статье мы кратко описали возможности создания регламентов работы с договорами внутри предприятия. Такие регламенты позволяют упростить и автоматизировать процесс согласования документов между разными отделами и филиалами.

Как только документ прошел все этапы внутреннего согласования, он готов к ключевому этапу – передаче контрагенту. О том, как быстро отправить юридически значимый документ адресату, и пойдет речь в этой части.

Система управления электронным документооборотом (СЭД) предлагает несколько путей обмена юридически значимыми документами с контрагентами. Самый простой способ – прямая отправка электронного документа в адрес контрагента с помощью подключенного сервиса электронного документооборота (ЭДО).

Большинство СЭД поддерживают простую интеграцию сервисов ЭДО, и тогда обмен с контрагентами происходит непосредственно внутри системы. В этом случае весь процесс движения документа сохраняется в самой СЭД, и нет необходимости перепрыгивать из системы в систему, создавая ненужные копии промежуточных файлов.

Чтобы еще глубже и тоньше настроить порядок прохождения документа в СЭД, можно прописать процесс отправки или получения в регламентах. В таком случае договор после согласования внутри организации может автоматически быть направлен в адрес контрагента по заранее заданным правилам.

Автоматизация отправки документов контрагенту в СЭД Direcum RX. Источник: Directum.ru
Обмен документами с контрагентом – двусторонний процесс. СЭД помогает упорядочить и автоматизировать процесс приема, распределения и внутреннего согласования входящих документов по аналогии с исходящими. Поступившие договоры и другие документы также можно проводить по пути ознакомления и согласования с ответственными сотрудниками, эти процессы также могут быть настроены с помощью регламентов. При этом, при работе в СЭД документы меньше подвержены потерям и гарантированно доходят до нужных адресатов внутри организации.

Таким образом, после настройки автоматизации обработки входящей и исходящей корреспонденции и настройки регламентов согласования входящих и исходящих договоров, мы получаем надежный инструмент работы с документами, который позволяет в несколько кликов создавать, редактировать, согласовывать и обмениваться любыми документами как внутри организации, так и за её пределами – с контрагентами.

В следующих статьях мы рассмотрим варианты более сложных процессов работы с документами и заданиями. А также на примере работы с проектами расскажем, что делать, когда необходимо собрать воедино разные типы документов и настроить для них индивидуальные регламенты создания и обработки.

Желаем порядка в ваших документах!